Digitale måltidssystem og kriseberedskab – krav til din leverandør

Måltidsorganisationer i kommuner og regioner spiller en samfundskritisk rolle. Måltider skal serveres til borgere i nød – også i tilfælde af krise eller katastrofe. For at sikre kontinuitet og stabilitet er det vigtigt at have en solid beredskabsplan, men det er lige så vigtigt at stille de rette krav til de systemer og leverandører, som organisationen er afhængig af.

I dette blogindlæg gennemgår vi de vigtigste krav, du bør stille ved anskaffelse af et måltidssystem, så din organisation er bedst muligt rustet til fremtidige udfordringer.

I en verden, hvor både digitale trusler og globale forandringer kan påvirke driften, skal måltidsorganisationer sikre, at de systemer, de bruger, er stabile, sikre og kan håndtere kriser. Et veldesignet system kan bidrage til:

• Hurtig og sikker håndtering af fødevareforsyning i en krisesituation.
• Reduceret administrativ byrde, så personalet kan fokusere på kerneopgaven.
• Forbedret samarbejde og kommunikation mellem leverandører, kommuner og relevante enheder.
• IT-sikkerhed og stabil drift, selv ved cyberangreb eller andre forstyrrelser.

Men hvordan sikrer du, at din systemleverandør kan leve op til disse krav? Her er de vigtigste aspekter at overveje.

I en krisesituation er det afgørende hurtigt at kunne komme i kontakt med sin systemleverandør og få den nødvendige support. Derfor bør leverandøren kunne garantere følgende:

• Tilgængelighed og kontaktpersoner – Opdaterede kontaktoplysninger til ansvarlige personer, der kan nås i ekstraordinære situationer, også uden for normal arbejdstid.
• Plan for kritisk personale – Dokumenterede procedurer for, hvordan systemdrift opretholdes, selv hvis nøglepersonale bliver inddraget i totalforsvaret.
• Samarbejde og beredskabsøvelser – Leverandøren skal deltage i organisationens beredskabsmøder og øvelser for at sikre et godt kriseberedskab.
• Ekspertbistand i beredskabsarbejdet – Leverandøren bør kunne tilbyde rådgivning i kontinuitetsplanlægning og krisehåndtering.

IT-systemer er essentielle for den daglige drift i måltidsorganisationer og skal fungere problemfrit – også i nødsituationer. Leverandøren bør derfor kunne dokumentere:

• En robust infrastruktur – Planer for, hvordan systemet leveres både under normale forhold og i krisesituationer.
• Alternative løsninger ved driftsforstyrrelser – Hvis det nuværende datacenter bliver utilgængeligt, skal der være en plan for at flytte systemet til en anden driftløsning.
• Testede og dokumenterede procedurer – Driftsplaner og systemtests bør udføres regelmæssigt for at sikre beredskab.

Kontinuitetsplanlægning handler om at sikre, at organisationen kan fortsætte sin drift, selv ved forstyrrelser. Derfor bør leverandøren:

• Have en kontinuitetsplan – En dokumenteret plan, der beskriver, hvordan organisationen er organiseret, og hvilke tiltag der træffes i forskellige krisescenarier.
• Regelmæssigt teste planen – Kontinuitetsplanen bør gennemgås og testes mindst én gang om året.
• Tilbyde redundans – Leverandøren skal have dokumenterede planer for, hvordan data og drift kan beskyttes og flyttes ved behov.

Cyberangreb mod kommuner og myndigheder bliver stadig mere almindelige. Derfor er det afgørende, at systemleverandører opfylder høje sikkerhedskrav, herunder:

• En udpeget sikkerhedsansvarlig – En person i leverandørens organisation skal være ansvarlig for at sikre løbende IT-sikkerhedsarbejde.
• Risiko- og sårbarhedsanalyser – Leverandøren skal analysere og dokumentere, hvordan systemet påvirkes ved forstyrrelser i IT-infrastrukturen.
• Redundans ved datalagring – Beskyttelse mod datatab ved eksempelvis brand i et servercenter eller et cyberangreb.
• ISO 27001-certificering – Et ledelsessystem for informationssikkerhed skal være på plads og revideres regelmæssigt.

For at sikre, at din måltidsorganisation kan fungere under kriser, er det afgørende at vælge den rette systemleverandør. Ved at stille krav til tilgængelighed, driftssikkerhed, kontinuitetsplanlægning og IT-sikkerhed kan du skabe en mere robust og modstandsdygtig organisation.

Hvis du står over for en systemanskaffelse, kan du bruge disse krav som en tjekliste og tilpasse dem efter din organisations specifikke behov.

Skrevet af:
Jenny Gruvfält