Ålesund kommune tar i bruk eksperthjelp for å kvalitetssikre matleveransene

Et IT-system gjør bare nytte dersom det støtter virksomhetens spesifikke prosesser og behov i hverdagen. Det har Ålesund kommune tatt på alvor. Derfor får de hjelp av eksperter for å få mest mulig verdi ut av sitt måltidssystem.

Ålesund kommune bruker måltidssystemet Matilda for å planlegge menyer, samle inn bestillinger og strukturere arbeidet i kommunens sentralkjøkken. Kjøkkenet lager og leverer kjølte måltider til alle kommunens institusjoner og hjemmeboende eldre.

Logistikken for matleveransene er minst sagt kompleks. Avdelingene med gruppebestillinger får leveranser tre dager i uken, mens hjemmeboende får alle ukens måltider levert én gang i uken. Kjøringene til hjemmeboende følger en plan der ulike

områder i kommunen besøkes på forskjellige dager i uken. Uten IT-systemet Matilda ville dette vært en nærmest uoverkommelig oppgave.

"Vi jobbet tett sammen med konsulentene hos Matilda for å implementere systemet slik at det støtter våre unike prosesser," sier Anita Sørland, avdelingsleder Måltid og ernæring i Ålesund kommune. "Det var virkelig verdt å investere i starten for å hjelpe oss i gang og skape trygghet rundt systemet."

I dag jobber personalet i sentralkjøkkenet strukturert med bestillinger og leveranser. All produksjon styres av leveringsplanen. Måltidssystemet Matilda oppretter automatisk produksjonslister basert på menyen og bestillingene som er registrert i systemet. Etiketter skrives ut basert på kjørelister som er lagt inn i systemet, slik at måltidene pakkes i riktig rekkefølge. På denne måten sikrer Ålesund kommune en kvalitetssikret prosess, der riktig mat lages og leveres til riktig person.

Sammen med konsulentene hos Matilda jobber Ålesund kommune kontinuerlig med å øke bruken av IT-systemets funksjoner. Et eksempel på dette var å implementere en automatisk filoverføring av fakturagrunnlaget for matleveranser til hjemmeboende. Tidligere måtte all informasjon om kunder og leveringer registreres manuelt for fakturering hver måned. Takket være en sikker integrasjon sendes nå fakturainformasjonen i en fil direkte fra Matilda til kommunens faktureringssystem.

"Sentralkjøkkenet sparer nesten to hele arbeidsdager takket være den automatiske filoverføringen av fakturagrunnlaget fra Matilda. Det er en enorm tidsbesparelse, men også viktig for å kvalitetssikre faktureringsprosessen vår," sier Anita Sørland.

Anita og hennes kolleger har møte med en konsulent fra Matilda én gang i måneden. Denne tiden brukes både til å kontrollere filoverføringen for fakturering og til å få hjelp med eventuelle spørsmål som har dukket opp i løpet av måneden. På denne måten får de direkte svar og råd fra en ekspert som både har god kunnskap om systemet og som kjenner deres virksomhet godt.

Ved å kjøpe inn løpende konsulenttid reduseres behovet for systemstøtte i det daglige arbeidet. Samarbeidet med Matildas konsulenter har fungert svært godt. Takket være en tett og åpen dialog lærer man av hverandre og skaper et utviklende arbeidsmiljø.

"Å sette av én time i måneden til konsultasjon er en god investering. Det gir trygghet i at vi bruker systemet riktig, samtidig som vi får muligheten til å stille spørsmål og få innsikt i nyheter og tips," avslutter Anita Sørland.

Skriven av:
Jenny Gruvfält