Så blev digitala matbeställningar en bonus för både barn och äldre i Oskarshamn

I Oskarshamns kommun har digitala måltidsbeställningar införts inom både hemtjänsten och förskolan. Olika verksamheter med samma mål: att säkerställa rätt måltid till rätt matgäst och få mer tid över till det som är viktigt.

Oskarshamns kommun har använt digitala verktyg för måltidsplanering och kostdata under många år. Här finns en nyfikenhet att prova nytt och ett driv att digitalisera verksamheten, både för att hitta möjligheter till effektivisering och för att vara en modern arbetsgivare för den nya generationens medarbetare.

När kommunen upphandlade transporter av matlådor till de äldre inom hemtjänsten för några år sedan ville den nya leverantören inte hantera beställningar på papper. Då fick socialförvaltningen en extra skjuts i digitaliseringsresan genom att införa Mashie Orderapp – ett digitalt verktyg för att hantera måltidsbeställningar via en mobiltelefon eller surfplatta.

En app som tar bort manuella steg såväl som felbeställningar

Med hjälp av den digitala orderappen har Oskarshamns kommun lyckats kapa flera led och många manuella arbetsuppgiften i processen kring måltidsbeställningar för hemtjänsten. Tidigare var det chaufförerna som samlade in pappersformulär som sedan lämnades över till socialförvaltningens kontor för kontroll och inmatning i systemet.

Nu kan hemtjänstens personal sitta ned med de äldre i hemmet för att gå igenom menyn och direkt lägga beställningen på en mobiltelefon eller surfplatta. Det här sparar inte bara tid och resurser. Det har även inneburit betydligt färre felbeställningar och ändringar när allt sker digitalt utan mellanhänder.

”Mashie Orderapp hjälper oss att förbättra kommunikationen mellan personalen i hemtjänsten, socialförvaltningen och köket. På så sätt säkerställer vi hög kvalitet och undviker missuppfattningar, otydligheter och onödiga utryckningar för att släcka bränder” säger Lillemor Persson, kostchef på Oskarshamns kommun.

Ökad trygghet och minskat matsvinn i förskolan

Nyligen öppnades en helt ny förskola i kommunen. Personalen, som är väldigt driven och motiverad, ville ta tillfället i akt att hitta nya moderna arbetssätt och undvika att hamna i gamla hjulspår. Traditionellt går en av pedagogerna från varje avdelning till köket varje morgon för att skriva upp på en tavla eller lämna en lapp med hur många portioner som behövs för dagens måltider.  Det kändes inte som en vettig process i denna digitala tidsålder!

Här arbetade Oskarshamns kommun tillsammans med leverantören av Mashie Orderapp för att digitalisera även denna arbetsuppgift. Istället för att springa till köket kan nu pedagogerna på respektive avdelning meddela antal barn och pedagoger som ska äta frukost, lunch och mellanmål när de har sammanställt dagens sjukanmälningar på morgonen. Eftersom alla specialkostbehov finns registrerade i systemet blir det lätt att lägga rätt beställningar.

Alla uppgifter kring måltidsbeställningar kan göras på en mobiltelefon eller surfplatta utan att lämna barngruppen vilket är en enorm trygghet både för barnen och pedagogerna. Köket får mer tillförlitliga beställningslistor vilket minskar risken för överproduktion och mängden matsvinn.

”Personalen på förskolan uppskattar verkligen att kunna lägga digitala måltidsbeställningar direkt i appen. Det blir en säkrare, tydligare process för köket och framför allt en ökad trygghet för barnen,” säger Lillemor Persson.

Skriven av:
Jenny Gruvfält