Kvalitet och kontroll är ledorden i Österåkers kommun

Måltidsenheten i Österåkers kommun har jobbat hårt för att strukturera hanteringen av matlådor till de äldre via hemtjänsten. På bara fyra månader har man gått från papper och penna till digitala beställningar och en kvalitetssäkrad process med kontroll i alla led.

I arbetet med att digitalisera och kvalitetssäkra hanteringen av matlådor använder Österåkers kommun måltidsplaneringssystemet Mashie. Det är ett system som kostchefen Margareta Andersson känner väl till, även innan hon började arbeta i Österåker. 

”Jag har haft Mashie som arbetsverktyg i stort sett hela min karriär, på olika kommuner. Det första jag gjorde när jag kom hit var att få igång användandet av Mashie igen för att samla all information om recept, menyer, beställningar och matgäster på ett ställe,” säger Margareta Andersson, kostchef i Österåkers kommun. 

Det område som innehöll mest manuellt arbete tidigare var hanteringen av matlådor i hemtjänsten. Beställningar gjordes på papper och fördes in i Excel-ark. Ändringar och frågor kom in via telefon eller e-post. Varje hemtjänstområde hämtade upp sina lådor i köket på olika tider. Det var otroligt svårt att hålla ordning och personalen i köket blev ständigt avbruten i arbetet för att hjälpa till med en leverans eller ta emot ändringar i beställningar.

På bara fyra månader lyckades Margareta och hennes personal strukturera upp processen och arbetssättet med hjälp av måltidssystemet Mashie. Menyer och matgäster finns nu inlagda i systemet. Hemtjänstpersonalen har med sig en meny till de äldre hemmaboende som kan välja mellan tre olika alternativ för varmrätt och en dessert. Alla beställningar registreras i Mashie så att personalen i köket kan ta ut korrekta produktionsunderlag och etiketter.

”Från uppstart till att vi hade digitaliserat hela processen från meny och beställning till produktion, etiketter och fakturaunderlag tog det bara fyra månader. Det hade inte varit möjligt utan Mashie och vår engagerade personal,” säger Margareta Andersson. 

I samband med införandet av den nya processen valde Österåkers kommun att även kvalitetssäkra transporterna av matlådorna. Måltidsenheten tar nu ansvar för att leverera matlådorna till respektive hemtjänstområdes kontor. På så sätt tar de kontroll över kylkedjan samtidigt som de nya rutinerna ökar tryggheten kring säker mat i hela organisationen.

”Vi har kontroll hela vägen och kan med säkerhet säga att rätt mat serveras till rätt matgäst. Hemtjänstpersonalen uppskattar de tydliga etiketterna och litar på systemet. Det skapar trygghet för alla – kökspersonalen, hemtjänsten och de äldre medborgarna”, säger Margareta Andersson.

Medarbetarna i köket upplever en helt ny vardag. Med en tydlig stopptid för beställningar och ändringar har de full koll på vad som ska produceras och när det ska vara klart. Den nya processen innebär förbättrade arbetssätt och rutiner i köket. Och framför allt – ett lugnare tempo.

”Med all information om matlådorna på ett ställe har vi en helt annan överblick över arbetet i köket. Personalen mår bra och får tid över till att göra det som är roligt – att laga mat och servera den på ett sätt som ökar matglädjen hos våra äldre, säger Margareta.

Förutom att strukturera upp hanteringen av matlådor har måltidsenheten även använt Mashie för att kvalitetssäkra menyn för kommunens skolor och förskolor. Genom att lägga in alla recept i systemet kan de automatiskt beräkna näringsinnehåll och kostnad per portion. Det här är ett viktigt verktyg för att fortsätta arbeta mot kommunens hållbarhetsmål.

Österåkers kommun använder också systemet Hantera som stöd vid livsmedelsupphandlingar samt för uppföljning av inköp. Med hjälp av statistik och rapporter kan de löpande följa upp att inköp görs inom avtal och stödjer kommens målsättningar kring livsmedel.

”Jag följer upp nyckeltal kring CO2-ekvivalent och inköp utanför avtal för att säkerställa att våra inköp styrs mot budget och hållbarhetsmål. Jag jämför också vår svinnrapport med kilopris per inköpta livsmedel så att jag tydligt kan visa medarbetarna och matgästerna hur mycket pengar som går ned i sophinken varje dag,” berättar Margareta.

Kvalitet handlar såklart inte bara om processer och uppföljning. Som en del av kvalitetsarbetet satsar även Österåkers kommun stort på medarbetarna. Bland annat genom att erbjuda kockutbildning via ett valideringsforum för de som ännu inte har en certifiering eller utbildning ”på pränt”.

Det målinriktade arbetet på måltidsenheten går inte obemärkt förbi. 2024 var de en av de nominerade finalisterna till ”Årets Möjliggörare” i Österåkers kommun. Priset delas ut till en medarbetare eller arbetsgrupp i kommunen som bidrar till en positiv utveckling och tar initiativ till förbättring för kommunens medborgare. Även om de inte kammande hem vinsten där så ger vi på Matilda FoodTech Margareta och hennes medarbetare en stor guldstjärna 🌟.

Skriven av:
Jenny Gruvfält