Strukturerat arbete driver måltidsverksamheten i Sotenäs framåt

Sotenäs är en liten kommun med stora ambitioner. Måltidsorganisationen arbetar målmedvetet och strukturerat med att införa digitala verktyg för att effektivisera och kvalitetssäkra en mängd arbetsuppgifter. Till sin hjälp har de kunniga konsulter från Matilda FoodTech.

Sotenäs kommun använder sedan en tid tillbaka måltidsplaneringssystemet Matilda för att bland annat planera menyer, hantera beställningar och följa upp kostnader. Trots att Sotenäs är en liten kommun finns det mycket tid och pengar att spara genom att digitalisera verksamheten i de nio köken som levererar mat till kommunens skolor, förskolor, äldreboende och hemtjänst.

”Min målbild är att allt ska finnas i Matilda”, säger Hanna Brodén, måltidschef i Sotenäs kommun. ”All redovisning kring livsmedel, kostnader och klimatpåverkan på ett ställe. Vi är inte riktigt där ännu, men på god väg.”  

Sotenäs första prioritet var att digitalisera beställningar från skolornas mottagningskök till de centrala tillagningsköken. När man såg att det fungerade bra rullades samma förfarande ut även till förskolor och äldreomsorg. Idag kan de olika enheterna beställa både varor och portionsmåltider i ett enkelt digitalt verktyg. 

Arbetet i köken har också förenklats tack vare tydliga produktionsunderlag, listor med specialkost och färdiga etiketter till matlådor.

För att nå målet med digitaliseringsresan har Sotenäs kommun köpt in konsulthjälp från Matilda FoodTech. Konsulttimmarna kan användas när och där måltidsverksamheten behöver hjälp. Allt ifrån utbildning och rådgivning till projektledning och finjusteringar i systemet. Det här upplägget har hjälpt Sotenäs att arbeta strukturerat med utvecklingen av måltidsverksamheten.

”Vår konsult från Matilda tar stort ansvar för att vi ska få mesta möjliga nytta av systemet. Hon tar fram projektplaner, följer upp och är verkligen mån om att vi ska få värde av de timmar vi köper in,” säger Mariette Johansson, systemansvarig på måltidsverksamheten i Sotenäs kommun.

I en liten organisation är det vanligt att personalen får fylla flera olika roller. Mariette jobbar till exempel både som kock i ett av Sotenäs skolkök, och som systemansvarig för måltidssystemet Matilda. Då är det svårt att både hinna med den dagliga driften och att arbeta proaktivt med nya projekt. Här har Matildas konsulter spelat en viktig roll. De kan dels erbjuda ett extra par händer när tiden är knapp, dels stötta med expertkunskap och struktur för att hålla utvecklingsfarten uppe.

”Konsulterna hjälper oss att komma framåt och inte fastna i dagliga problem. Med deras stöd tar vi tag i våra utvecklingsprojekt och betar av dem ett efter ett. Med våra begränsade resurser hade vi inte klarat av det på egen hand”, säger Hanna Brodén. 

Nästa steg på Sotenäs digitaliseringsresa är att införa Matilda Egenkontroll för att underlätta arbetet med livsmedelssäkerhet i köken. Även om varje nytt system kräver en utbildningsinsats finns det en stor fördel med att välja en existerande systemleverantör eftersom medarbetarna kommer att känna igen det användarvänliga gränssnittet. Tack vare de positiva erfarenheterna av att samarbeta med Matildas konsulter ser man på Sotenäs fram emot det nya projektet. 

Skriven av:
Jenny Gruvfält