Ruokapalvelun ohjausjärjestelmän joustavuus – kriisiaikojen menestystekijä

Maaliskuusta 2020 lähtien suurin osa yrityksistä ja yhteisöistä on ryhtynyt erilaisiin toimenpiteisiin koronan vuoksi, eikä vuoden 2021 alku näytä paremmalta. Osa julkisesta sektorista on kärsinyt enemmän kuin muut, eikä vähiten terveydenhuolto. Ateriatoiminnot ovat keskeisiä palveluita, joiden tulee toimia riippumatta siitä, onko kriisi vai ei.

Kaksi kuntaa Ruotsissa, Älvkarleby ja Knivsta, jakavat kokemuksiaan kriisinhallinnasta. Tilanne näyttää samanlaiselta myös suomalaisten ateriatoimintojen osalta. Jakamalla tietoa voimme tukea vaikeina aikoina.‍

Knivstan kunnan päivittäin tuottamien noin 4000 annoksen käsittelyn ja tarjoilun helpottamiseksi kunta on käyttänyt tuotannonohjausjärjestelmää viiden vuoden ajan. Ravitsemuspäällikkö Ingela Nannström kertoo, ettei työtapa ole muuttunut radikaalisti 2020 maaliskuun jälkeen, mutta tuotannonohjausjärjestelmästä on ollut hyötyä näinä aikoina. Hän kertoo, että tuotannonohjausjärjestelmä helpottaa muutoksien tekemistä ruokalistoihin, mikäli olosuhteet muuttuvat nopeasti. Voi olla, että monet opiskelijat ovat sairaita, että henkilökunta sairastaa ja tarvitsee yksinkertaisempia ruokalistoja voidakseen tarjoilla ruokaa henkilöstöpulasta huolimatta tai että osa ruoasta loppuu tai sitä ei ole saatavilla tukusta.

Suhteellisen pienessä Älvkarlebyn kunnassa, joka tarjoilee päivittäin noin 1400 annosta, ateriapalveluiden tuotannonohjausjärjestelmän käyttö on lisääntynyt kahden viime vuoden aikana. Koronakriisin myötä käyttö on lisääntynyt entisestään, sanoo kunnan ravitsemusekonomisti Marianne Hasselberg. Vaikka Älvkarlebyn kunnalla ja Knivstan kunnalla on eri määrä ateriayksiköitä ja ne ovat eri vaiheissa tuotannonohjausjärjestelmän käytön suhteen, ne voivat vahvistaa, että joustavuudesta on ollut apua, jotta mukautuksia voidaan tehdä nopeasti ja sujuvasti. Esimerkiksi jos halutaan muuttaa ruokalista kriisiruokalistaksi.

Se, että terveydenhuolto on toiminut sankareina tänä aikana, ei ole liioittelua, mutta palapelin tärkeänä osana toimivan keittiöhenkilökunnan osuutta ei tule unohtaa. Ingela Nannström ja Knivstan kunta ovat uskomattoman ylpeitä työntekijöistään ja pitävät tärkeänä nostaa esiin heitä, jotka työskentelevät etulinjassa ja joutuvat päivittäin altistumaan suuremmalle riskille kuin he, jotka pystyvät työskentelemään kotoa käsin hieman suojellummassa ympäristössä. Hyvä viestintä ja säännölliset tilanneraportit keittiön henkilökunnalle ovat olleet tärkeitä, myös työntekijöiden kannustaminen on avaintekijä, Ingela Nannström sanoo.

Älvkarlebyn kunta on kehittänyt kolmen viikon kriisimenun, jossa on helposti valmistuvia ruokalajeja, joihin ei vaadita niin montaa eri raaka-ainetta, raaka-aineet on valittu siten, että niitä voidaan pitää varastossa pidempiä aikoja.

Sekä Ingela Nannström että Marianne Hasselberg suhtautuvat positiivisesti tulevaan työhön tuotannonohjausjärjestelmien parissa. Marianne Hasselbergin mielestä on jännittävää nähdä, miten nämä voisivat sopia paremmin heidän liiketoimintaansa ja miten eri toiminnot voivat auttaa kuntaa saamaan paremman yleiskuvan erilaisten tunnuslukujen ja toimintojen avulla. Knivstan kunta kehittää parhaillaan kriisivalmiusruokalistaa, järjestelmä tulee helpottamaan tätä työtä, Ingela kertoo.

Kriisiä ei voida koskaan suunnitella, mutta selkeä rakenne ja hätäsuunnitelma helpottavat usein vaikeissa tilanteissa. Keräämällä tietoa ja ideoita julkisista ateriatoiminnoista voimme tukea matkan varrella.