Fleksibilitet - en viktig suksessfaktor for måltidsaktiviteter i krisetider

Siden mars 2020 har de fleste selskaper og virksomheter tatt ulike tiltak med covid-19, og deler av offentlig sektor har blitt mer berørt enn andre, ikke minst helsevesenet. Måltidsaktiviteter er en av de sosialt viktige funksjonene som må fungere enten det er krise eller ikke. Älvkarleby kommune og Knivsta kommune, som er to berørte Svenske kommuner i offentlig måltidsdrift deler sine erfaringer med krisehåndtering. Begge kommunene jobber i Mashie FoodTech Solutions sitt virksomhetssystem.

For å legge til rette for håndtering og servering av de rundt 4000 porsjonene som Knivsta kommune produserer daglig, har kommunen brukt et virksomhetssystem i fem år. Kostholdsekspert Ingela Nannström sier at arbeidsmetoden siden mars 2020 ikke har endret seg radikalt, mer enn at den har vært nyttig i disse tider. Hun mener at virksomhetssystemet gjør det lettere ettersom det er mulig å raskt omrokere menyene når det er nødvendig på grunn av endrede omstendigheter. Det kan være at mange studenter er syke, at de ansatte er syke og trenger enklere menyer for å kunne servere mat til tross for mangel på ansatte eller at visse matvarer går tomt eller ikke er tilgjengelige hos grossisten.

I Älvkarleby kommune, en relativt liten kommune i Sverige, som serverer ca 1400 porsjoner daglig, har bruken av virksomhetssystem økt de siste to årene. Med Corona-krisen har arbeidet blitt akselerert enda mer, sier Marianne Hasselberg, kostholdsekspert i kommunen. Selv om Älvkarleby kommune og Knivsta kommune har forskjellige antall måltidsenheter og er i forskjellige faser av arbeidet i virksomhetssystemene, kan de bekrefte at fleksibiliteten har vært nyttig for å kunne gjøre justeringer raskt og enkelt. For eksempel å kunne konvertere en meny til en krisemeny.

At helsevesenet har fungert som helter i løpet av denne tiden er ingen overdrivelse, men å løfte kjøkkenpersonalet som er og har vært en viktig brikke i puslespillet, må ikke glemmes. Ingela Nannström, Knivsta kommune, er utrolig stolt av sine ansatte og synes det er viktig å løfte de som er ute og jobber i driften og daglig blir tvunget til å bli utsatt for en større risiko enn de som har muligheten til å jobbe hjemmefra i et litt mer beskyttet miljø. God kommunikasjon og jevnlige statusrapporter til kjøkkenpersonalet har vært viktig i tillegg til å oppmuntre de ansatte til å ha krefter til å kjempe, sier Ingela Nannström.

Älvkarleby kommune har utviklet en tre-ukers krisemeny med lett å tilberede retter som inneholder færre ingredienser og med mat som kan lagres.

Både Ingela Nannström og Marianne Hasselberg er positive til fremtidig arbeid i virksomhetssystem. Marianne Hasselberg synes det blir spennende å se hvordan det kan passe mer inn i deres virksomhet og hvordan de ulike funksjonene kan hjelpe kommunen med å få bedre oversikt ved hjelp av ulike nøkkeltall og funksjoner. Knivsta kommune jobber for tiden med å produsere en kriseberedskapsmeny og at systemet da vil lette arbeidet, sier Ingela.

En krise kan aldri planlegges, men å ha en klar struktur og kriseplan muliggjør ofte tøffe situasjoner. Ved å samle kunnskap og ideer fra det offentlige måltidet, kan vi støtte underveis. Mattilsynet i Sverige samarbeider også med andre aktører for å lage en beredskapshåndbok om matforsyning som er rettet mot måltidsorganisasjoner i kommuner og regioner. Arbeidet forventes å fortsette til 2022.

Ønsker du å høre hvordan du kan jobbe med krisehåndtering i våre løsninger, ta kontakt.