Fra blyant og viskelær til heldigitalt

Steinkjer kommune startet en digitaliseringsreise i 2019, og i løpet av noen måneder ble en digital løsning for måltidsprosesser rullet ut til alle kommunens kunder. Nå har de ansatte en enklere og mer behagelig arbeidshverdag og kan prioritere tiden sin annerledes, spisegjestene får flere valgmuligheter og mer variasjon, og matsvinnet er merkbart redusert.

Da kommunen valgte å gå inn for en digital løsning, sto ønsket om et nytt og mer fleksibelt måltidskonsept med flere og mer varierte retter sterkt. Før fikk de gjennomsnittlig 450 spisegjestene kun et alternativt tilbud hver gang det ble servert fisk eller grøt. Nå kan bestillerne velge mellom tre middagsretter på ukedager. Menyen rullerer hver fjerde uke, med sesongvariasjoner ‒ som fårikål på fårikålens dag ‒ og høytidsmenyer. På julaften består den av fire middagsretter og to desserter etter valg. Særlig hjemmeboende setter stor pris på å kunne velge selv.

- Jeg er sikker på at noen kunne spist painnkak hver dag, og nå kan de jo egentlig det hvis de vil. Terje Sørli-Arntzen, fagkoordinator enhet ernæring, Steinkjer kommune.

For før var verktøyene blyant og viskelær, penn og papir. Ukentlige bestillingslister fra 13 ulike kunder og hjemmeboende skulle sammenstilles til tre lister for hver dag, for bulkbestilling og for spesialkost og nøkkelrådskost i enkeltporsjoner. Basert på disse listene ble ulike relevante etiketter lagt inn enkeltvis og skrevet ut. Dette var manuelt og tidkrevende arbeid som gjerne tok tre arbeidsdager, og kokkene kunne bruke en hel dag på sin del av jobben, mens de nå kan konsentrere seg mer om selve måltidsproduksjonen.

Steinkjer kommune brukte cirka et halvt år på å legge et godt grunnlag for utrullingen av en digital løsning, som å legge inn oppskrifter, menyer, kunder og prislister. De har totalt 16 årsverk fordelt på hovedkjøkken, noen mottakskjøkken og kantiner. Den første kunden som tok løsningen i bruk, var Steinkjer sykehjem, med 65 beboere. 

- Vi hadde tenkt å vente med resten for å luke ut problemer, men så at det ble vanskelig å ha to systemer, et manuelt og et digitalt, så vi heiv oss rundt og kjørte opplæring for de andre også.

På under fem måneder ble den digitale løsningen rullet ut til andre sykehjem, bosentre, kantiner og hjemmeboende. For de ansatte representerte innføringen av en digital løsning en ny måte å jobbe på, de måtte sette seg inn i et helt nytt system og innarbeide nye arbeidsrutiner og en ny tenkemåte. Og det er nettopp dette som har vært den største utfordringen. Samtidig tok mange det godt imot og raskt i bruk og setter pris på at bestillinger og andre arbeidsoppgaver har blitt enklere.

- Jeg tror de var mer pessimistiske når det gjaldt egne digitale ferdigheter enn de trengte å være rundt omkring. Det kunne gå litt i baill, men vi hjelper hverandre, og alt går seg til.

• Det har vært litt av en reise fra manuelt til digitalt for Steinkjer kommune, med imponerende resultater i form av tidsbesparelser, effektivisering, sporbarhet og økt kvalitet når det gjelder planlegging, produksjon og oppfølging av måltider.