Risikoen ved ikke at digitalisere deklarationer

Mange fødevarevirksomheder udarbejder stadig deres næringsdeklarationer i Excel-ark og Word-filer, hvilket hverken er risikofrit eller omkostningseffektivt. De komplekse filer med næringsberegninger indeholder mange manuelle indtastninger, er ressourcetunge at vedligeholde og udgør en større risiko for fejl.

Ofte lyder argumentet, at fordi Excel i forvejen er tilgængeligt i virksomheden, er det værktøjet der bliver stillet til rådighed til arbejdet med deklarationer. Men det er ikke risikofrit at udarbejde næringsdeklarationer i programmer, der er skabt til helt andre formål. Det kan indebære flere risici som fx:

• Tabte informationer
• Ufuldendt datagrundlag
• Inkonsekvens i masterdata

Derfor bør I som virksomhed overveje, hvordan I bedst muligt klæder jeres medarbejdere på til at udføre så forretningskritisk en kerneopgave.

Tabte informationer. Når der arbejdes i store komplekse Excel-konstellationer, der henter data på kryds af ark og mapper, kan der nemmere ske utilsigtede sletninger eller opdateringer. Filstier går nemt tabt, fx ved flytning af filer, databaser eller medarbejderskifte, og udgør derfor et enormt sårbart set-up af data og arbejdsgange. Risikoen for uautoriserede ændringer i data er også større, når der ikke findes samme muligheder for brugerdefineret autorisation af ændringsrettigheder, som er indbygget i vores systemer. Og når der sker utilsigtede ændringer i eller sletning af ens data, er der sjældent support at hente for at genskabe det tabte.

Ufuldendt datagrundlag. Hvis alle informationer ikke kan leveres samlet, giver det et ringere datagrundlag til færdige datablade og næringsdeklarationer. Det kan fx være vigtige informationer som opskrifter, næringsdeklaration, allergener, billede, stregkode, håndtering, opbevaring, logoer og andre supplerende oplysninger der alle skal knyttes til samme datablad og derfor må vedhæftes i flere andre separate filer, fremfor at have al relevant information samlet i ét og samme system. Det giver større risiko for ufuldendte datablade og næringsdeklarationer, når de skal sendes videre.

Inkonsekvens i masterdata. Når informationer på ingredienser skal opdateres, fx når der sker ændringer fra leverandøren eller råvarer skal udskiftes, kræver det opdateringer flere forskellige steder, når man arbejder i Excel. Det giver større anledning til menneskelige fejl i de mange manuelle indtastninger og flytning mellem celler og Masterdata bliver nemt forældet eller ukorrekt, hvilket i sidste ende giver fejlfyldte næringsdeklarationer. I bedste fald opdages fejlene internt, hvor der skal bruges mange ressourcer på fejlsøgning og rettelser. I værste fald bliver fejlene først opdaget for sent, og kan medføre tilbagetrækning af varer, bødeforlæg af myndighederne og indkøbsstop hos kunder.

Det er blot nogle af de risici man tager, ved ikke at digitalisere ens næringsdeklarationer i et program, der er skabt til formålet. Ved at arbejde i specialiseret software, der er designet til at håndtere den kompleksitet der findes i næringsdeklarationer, er det med til at effektivisere arbejdsgange, sikre nøjagtigheden i data og gøre det lettere at overholde reglerne i mærkningsforordningen.