Fra manuell til digital styring av IK-mat for Orust kommune

I Orust kommune i Sverige har digitaliseringen av IK-mat systemet bidratt til å øke tryggheten, kunnskapen og statusen hos de kommunale kjøkkenene.

– Det har vært en fantastisk reise for både sjefer og medarbeidere, sier virksomhetsleder Charlotte Odhe.

Smidigere, mer profesjonelt og sikkert. Charlotte Odhe, virksomhetsleder for kost og lokale tjenester i Orust kommune har bare lovord å si om digitaliseringsreisen hun og hennes medarbeidere har vært med på ved å ta i bruk Matildas digitale IK-mat system.

IK-mat arbeidet har en tendens til å bli et kjedelig ork med permer og løse ark der oppgaver krysses av for hånd og lapper som forsvinner. I flere år har vi tenkt: "Skal vi virkelig holde på slik som dette?".

Dessuten finnes det et politisk mål om å jobbe mer fremoverlent og digitalt i alle deler av kommunen, sier hun. Og fordi de allerede hadde digitale program for menyplanlegging fra Matilda FoodTech var det naturlig å ta i bruk modulen Matilda IK-mat for å få en smidig og helthetlig løsning.

Et positivt inntrykk

For nesten et år siden ble det første skrittet tatt, i form av en inspirasjonsopplæring omkring næringsmiddelhygiene og digitalisering av IK-mat system. Dette ble fulgt opp av et pilotforsøk i de store produksjonskjøkkenene. Dette ga et positivt inntrykk, og medarbeidere i andre kjøkken lurte på når digitaliseringen skulle komme til dem?

Og så har det bare rullet videre. I dag har alle produksjonskjøkken digitaliserte IK-mat system, og det gjenstår bare å implementere det hos et par mottakskjøkken.

Hele prosessen har vært veldig inkluderende og involverende. Det gjelder å velge de rette personene til å drive prosessen, og ta vare på medarbeidere som vil og våger litt mer og la de få skinne, sier Charlotte Odhe.

I Orust kommune er det kokk og driftsleder Åsa Björklund som sammen med måltidsutvikler Sofia Johansson har hatt hovedansvaret for å bygge opp en tydelig struktur med kontrollpunkter, med utgangspunkt i enhetenes forutsetninger og rutiner. Det å ha en driftsleder i en sentral stilling i forandrings, -og oppfølgingsarbeidet har vært en medvirkende faktor for framdriften. Delvis fordi hun vet nøyaktig hvordan arbeidet utføres og hva som er utfordringene, både de praktiske og de tidsmessige, men også fordi det bidrar til en god dialog rundt hva som fungerer bra eller mindre bra.

Hvis noen har gått glipp av et kontrollpunkt eller glemt passordet sitt, får man hjelp og support av en kollega heller enn sjefen. Det føles «tryggere» og man blir som et team hvor alle deltar og syns dette er viktig.

Forenkler tilsyn

Digitaliseringen av IK-mat systemet har ikke bare gjort arbeidet smidigere og sikrere, det har også bidratt til å øke kompetansen hos samtlige medarbeidere. I kommunens produksjonskjøkken er det faglærte kokker som lager maten, men i mottakskjøkken på førskolene er det ofte ufaglærte som håndterer maten- og dermed også IK-mat.

Det å logge inn og gå gjennom kontrollpunktene hver dag, øker forståelsen av for eksempel det å ta temperaturen på maten og utføre ulike renholdsrutiner.

I dag vet alle nøyaktig hva de gjør og hvorfor, noe som får de til å vokse i rollen, sier Charlotte Odhe.

Selv føler hun seg tryggere enn aldri før med et fungerende IK-mat system som svarer til myndighetenes krav i hele virksomheten. Før, når inspektørene kom uanmeldt midt i lunsjrushet og hadde spørsmål og synspunkt, ble det ofte misforståelser. Nå kan IK-mat systemet avstemmes sentralt og inspektørene kontrollerer at kjøkken følger sine rutiner. Tilsynene blir mer effektive samtidig som kostnaden for tilsynet blir lavere, da det krever færre timer.

Å servere god, næringsrik og trygg mat til gjestene våre er vårt viktigste oppdrag, og det er vi sikre på at vi gjør!

FAKTARUTE/Slik blir IK-mat en digital suksess

I Orust kommune har digitaliseringen av IK-Mat systemet blitt et skikkelig løft som har økt både mattryggheten og profesjonaliteten i måltidsorganisasjonen. Her er noen av Charlotte Odhes beste tips for å lykkes med implementeringen.

Begynn i det små. Introduser det digitale verktøyet for et kjøkken av gangen. Skap en positiv forventning ogintern etterspørsel fra andre kjøkken og medarbeidere.
Finne ildsjelene. Det finnes alltid noen medarbeideres som vilmer og utvikles av å få ekstra ansvar for digitaliseringen. Dette kan gjernevære en ansatt med lederansvar "på gulvet".
Bygg lagfølelse. Fordel de nye arbeidsoppgavene jevnt mellom kjøkken og medarbeidere slik at alle føler at de har kontroll og kan være med å bidra.

Skriven av:
Agneta Renmark