Et måltidssystem i seg selv skaper ingen mirakler

Å implementere et digitalt støttesystem i måltidsvirksomheten kan gjøre en stor forskjell i det daglige arbeidet. Men for å oppnå mirakler kreves det at systemet og tilhørende prosesser kontinuerlig utvikles, finjusteres og forbedres. Her deler vi tre viktige tips for å få mest mulig verdi ut av systemene deres.

Opplæring er alfa og omega

Måltidsorganisasjoner som implementerer systemer for å støtte måltidsplanlegging, innkjøp og oppfølging av matvarekjøp eller egenkontroll på kjøkkenet, opplever raskt store forbedringer. Tidsbesparelser takket være mer effektive arbeidsmetoder. Bedre kontroll over innkjøp, bestillinger og rutiner for matsikkerhet. Og en tryggere, roligere hverdag for de ansatte. Listen over fordeler er lang.

Men disse fordelene kan kun realiseres hvis systemene blir fullt integrert i driften. Derfor er det avgjørende å ha sterkt fokus på opplæring av alle ansatte – ikke bare i forbindelse med implementering, men også med løpende videreutdanning og som en del av onboarding for nyansatte. Snakk med systemleverandøren din om hvordan opplæringen best kan legges opp for deres virksomhet – enten det er på kjøkkenet, via digitale møter eller gjennom innspilte videoer.

Vær oppmerksom på når nye funksjoner blir tilgjengelige i systemene, og sørg for at de ansatte får opplæring i hvordan nyhetene kan bidra til ytterligere forbedringer i deres virksomhet. Abonner på nyhetsbrev fra systemleverandøren og hold deg oppdatert på bransjenyheter for å ikke gå glipp av noen muligheter til effektivisering.

Konfigurer, tilpass og forbedre

Det finnes ingen systemer som passer for alle virksomheter. Derfor er det viktig å velge et fleksibelt verktøy som kan tilpasses organisasjonens rutiner og arbeidsmetoder. Og som kan finjusteres for å støtte en endret virkelighet eller nye behov. Å jobbe med kontinuerlig forbedring er nøkkelen til å få mest mulig verdi ut av systemene.

Vanlige utviklingsområder for systemer i måltidsorganisasjoner inkluderer for eksempel:

• Innføre digitale bestillinger i alle typer virksomheter som sykehus, omsorgsboliger, eldreomsorg, skoler og barnehager.
• Publisere en digital meny i ulike kanaler som nettsider, mobilapper og skjermer i virksomhetens lokaler.
• Tilpasse rapporter for å få riktig grunnlag til produksjon, levering, oppfølging og fakturering.
• Innføre måling og oppfølging av matsvinn.
• Tilpasse sjekklister for egenkontroll til virksomhetens daglige rutiner.
• Integrere måltidssystemet med økonomi- og/eller innkjøpssystemer.
  

Arbeidet med et system slutter ikke ved lansering. Med fokus på kontinuerlige forbedringer vil du finne mange muligheter til ytterligere å øke effektiviteten og kontrollen i driften over tid. Ha en løpende dialog med systemleverandøren om hvordan de kan støtte deg i dette arbeidet.

"Vi fikk svært god støtte og opplæring da vi implementerte systemene fra Matilda FoodTech. Nå skal vi bruke systemene fullt ut for å forenkle hverdagen vår. Derfor engasjerer vi Matildas konsulenter for å få hjelp til ytterligere å forbedre prosessene og tilpasse systemene." – Maria Eriksson, Tjenestesjef, Sandvikens kommune. Les mer her. 

Utnytt bransjeekspertise og lær av gode eksempler

Du er ikke alene! Måltidsorganisasjoner rundt om i landet står overfor de samme utfordringene som deg. Og noen har garantert funnet smarte løsninger på deres felles problemer. Bruk kunnskapen og erfaringen som finnes i bransjen for å unngå å oppfinne hjulet på nytt. Sørg for at systemleverandøren du velger, ikke bare er eksperter på IT-systemer, men også forstår hvordan virksomheten din fungerer og hvilke utfordringer dere møter i det daglige arbeidet.

"Vi er alltid på jakt etter nye utviklingsområder som kan gi forbedringer for vår organisasjon – som å spare tid eller øke sikkerheten. Matildas konsulenter er en god sparringspartner for å diskutere utfordringer og finne nye muligheter." – Maria Eriksson, Tjenestesjef, Sandvikens kommune (Les mer her.)

Bruker du allerede en av Matilda FoodTechs løsninger? Da kan du få hjelp av våre kompetente konsulenter til avlastning, rådgivning og opplæring. Les mer her.

Skriven av:
Jenny Gruvfält