Ständig utveckling är framgångsreceptet i Sandvikens kommun

Förbättring och vidareutveckling är viktiga ledord för måltidsorganisationen i Sandvikens kommun. I framgångsreceptet ingår också engagerade, kunniga medarbetare, ett tydligt fokus på kvalitet och flexibla IT-system.

När vi pratar med Maria Eriksson, Servicechef på Sandvikens kommun, råder det inget tvivel om att engagemanget för måltider och kommunens matgäster är enormt. Måltidsorganisationen arbetar aktivt med att hela tiden förbättra rutiner och arbetssätt för att på bästa sätt tillgodose kundernas behov. Samtidigt som de har tydliga mål kring ekonomi, kvalitet och hållbarhet. 

”Vi jobbar med en köp-och-sälj-modell där vi säljer portioner och lever på intäkterna. Våra medarbetare har lärt sig att ha kontroll på kostnader och priser. Vi följer upp ekonomin så att det är tydligt vad varje enhet har att röra sig med för inköpen. Det skapar både delaktighet och intresse hela vägen ut i köken,” säger Maria Eriksson.

Medarbetarna är vana vid att hitta nya, smarta arbetssätt istället för att göra ”som vi alltid gjort”. I hållbarhetsarbetet fokuserar man till exempel på att minska andelen kött med målet att nå 50/50 genom att exempelvis berika köttfärsrätter med ärtprotein. Och för att främja lokalproducerade råvaror har man öronmärkt en viss del av livsmedelsupphandlingen till lokala leverantörer.

Sandviken använder sedan länge systemen Mashie, Hantera och Matilda Egenkontroll för att digitalisera och underlätta det dagliga arbetet. Systemen är också viktiga ingredienser för att fortsätta utveckla verksamheten. Exempelvis kan matsedlar enkelt anpassas till de olika kundgrupperna.

”Vi fick mycket bra stöd och utbildning när vi implementerade systemen från Matilda FoodTech,” säger Maria Eriksson. ”Nu ska vi använda systemen på alla sätt det går för att förenkla vår vardag. Därför anlitar vi Matildas konsulter för att få hjälp att ytterligare förbättra processer och anpassa systemen.”

Eftersom Sandvikens kommun prioriterar ständiga förbättringar har de köpt in ett antal konsultationstimmar från Matilda FoodTech för att stödja utvecklingsresan. Dessa timmar har bland annat används till att:

• Förändra faktureringsrutinen i Mashie för att få bättre statistikunderlag.
• Förbättra formatet på listor som används till produktionsunderlag i köken.
• Införa automatiska beställningar hos vård- och omsorgsboenden.
• Normalisera matsedlar för att minimera antalet olika specialkostalternativ.
• Integrera med ekonomi- och inköpssystem för att spara tid och minska risken för fel.

Det här är bara några exempel på små förändringar som kan göra stor skillnad i vardagen.

”Vi är alltid på jakt efter nya utvecklingsområden som kan generera förbättringar för vår organisation – som att spara tid eller öka säkerhet. Matildas konsulter är ett bra bollplank för att diskutera utmaningar och hitta nya möjligheter,” säger Maria.

Sandviken kommun använder regelbundet Matilda FoodTechs konsulter för få rådgivning kring systemen och hitta smarta lösningar på utmaningar i det dagliga arbetet. Maria är väldigt nöjd med samarbetet:

”Konsulterna har inte bara expertkunskap i systemet utan även mycket bra verksamhetskunskap och insyn i hur andra kommuner arbetar. Därför kan de sätta sig in i våra utmaningar och komma med kloka förslag på förbättringar. De är alltid väldigt hjälpsamma och gör sitt yttersta för att få saker att fungera på bästa sätt för oss.”

Maria och hennes kollegor besöker även Matilda FoodTechs årliga användarkonferens för lära sig om ny funktionalitet och samla på sig idéer om nya utvecklingsområden.

”Det är väldigt intressant att få höra goda exempel och diskutera utmaningar med kollegor från andra kommuner som använder samma system. När vi kommer hem från konferensen har vi alltid med oss många idéer på ytterligare förbättringar,” avslutar Maria.

Skriven av:
Jenny Gruvfält