Ett måltidssystem i sig självt skapar inga mirakel

Att implementera ett digitalt stödsystem i måltidsverksamheten kan göra stor skillnad i det dagliga arbetet. Men för att uppnå mirakel krävs att systemet och kringliggande processer kontinuerligt utvecklas, finjusteras och förbättras. Här delar vi med oss av tre viktiga tips för att få mesta möjliga värde av era system.

Utbildning är A och O

Måltidsorganisationer som implementerar system för att stödja måltidsplanering, upphandling och uppföljning av livsmedelsinköp eller egenkontroll i köken upplever direkt stora förbättringar. Tidsbesparingar tack vare effektivare arbetssätt. Bättre kontroll över inköp, beställningar och rutiner för livsmedelssäkerhet. Och en tryggare, lugnare vardag för medarbetarna. Listan över fördelar kan göras lång.

Men de här fördelarna kan bara bli verklighet om systemen används fullt ut i verksamheten. Därför är det viktigt att lägga stort fokus på utbildning av alla medarbetare – inte bara i samband med en implementering utan även löpande vidareutbildning och som en del av introduktionen för nyanställda. Prata med er systemleverantör om hur utbildningen bäst läggs upp för er verksamhet – på plats i köken, via digitalt möte eller inspelade videos. 

Var uppmärksam på när ny funktionalitet görs tillgänglig i systemen och se till att dina medarbetare får utbildning kring hur nyheterna kan bidra till ytterligare förbättringar i er verksamhet. Prenumerera på systemleverantörens nyhetsbrev och håll dig uppdaterad på nyheter i branschen för att inte missa några möjligheter till effektivisering.

Konfigurera, anpassa och förbättra

Det finns inget system som passar alla verksamheter. Därför är det viktigt att välja ett flexibelt verktyg som kan anpassas till just din organisations rutiner och arbetssätt. Och som kan finjusteras för att stödja en förändrad verklighet eller nya behov. Att jobba med ständiga förbättringar är framgångsreceptet för att få mesta möjliga värde ur systemen. 

Vanliga utvecklingsområden för system inom måltidsorganisationer är till exempel:

• Införa digitala beställningar i alla typer av verksamheter såsom sjukhus, vårdboende, äldreomsorg, skola och förskola.
• Publicera en digital meny i olika kanaler såsom hemsida, mobilapp och skärmar i verksamhetens lokaler.
• Anpassa rapporter för att få rätt underlag till produktion, leverans, uppföljning och fakturering.
• Införa mätning och uppföljning av matsvinn.
  Anpassa checklistor för egenkontroll till verksamhetens dagliga rutiner.
• Integrera måltidssystemet med ekonomi- och/eller inköpssystem.
  . 
  

Arbetet med ett system slutar inte vid en lansering. Med ett fokus på ständiga förbättringar kommer du att hitta många möjligheter till att ytterligare öka effektiviteten och kontrollen i verksamheten över tid. Ha en löpande dialog med er systemleverantör om hur de kan stötta dig i det här arbetet

”Vi fick mycket bra stöd och utbildning när vi implementerade systemen från Matilda FoodTech. Nu ska vi använda systemen på alla sätt det går för att förenkla vår vardag. Därför anlitar vi Matildas konsulter för att få hjälp att ytterligare förbättra processer och anpassa systemen.” – Maria Eriksson, Servicechef, Sandvikens kommun. Läs mer här.

Nyttja branschexpertis och lär av goda exempel

Du är inte ensam! Måltidsorganisationer runt om i landet kämpar med samma utmaningar som du. Och några har med säkerhet hittat smarta lösningar på era gemensamma problem. Använd den kunskap och erfarenhet som finns i branschen för att slippa uppfinna hjulet på nytt. Se till att den systemleverantör du väljer inte bara är experter på IT - system utan också förstår hur din verksamhet fungerar och de utmaningar ni upplever i det dagliga arbetet. 

”Vi är alltid på jakt efter nya utvecklingsområden som kan generera förbättringar för vår organisation – som att spara tid eller öka säkerhet. Matildas konsulter är ett bra bollplank för att diskutera utmaningar och hitta nya möjligheter.” – Maria Eriksson, Servicechef, Sandvikens kommun (Läs mer här.)

Använder du redan någon av Matilda FoodTechs lösningar? Då kan du ta hjälp av våra verksamhetskunniga konsulter för avlastning, rådgivning och utbildning. Läs mer här.

Skriven av:
Jenny Gruvfält