5 Tipps für eine kosteneffiziente Ausschreibung für Lebensmittel

Durch den Einkauf von Lebensmitteln im Rahmen einer Ausschreibung lassen sich die Lebensmittelkosten erheblich senken. Damit der Vertrag eingehalten werden kann, muss die Ausschreibung allerdings die Bedürfnisse der gesamten Organisation berücksichtigen. Ist die Ausschreibung nicht wirklich durchdacht, besteht ein größeres Risiko von außervertraglichen Zukäufen, wodurch die Kosten steigen.

Deswegen ist der erste Schritt eine gut geplante Ausschreibung, die die Bedürfnisse aller Verpflegungseinrichtungen und -teilnehmer abdeckt. Eine Ausschreibung für den Lebensmitteleinkauf sinnvoll zu gestalten, ist nicht leicht und erfordert großes Wissen. Deswegen haben wir hier unsere 5 besten Tipps für Sie gesammelt, um den Erfolg Ihrer Ausschreibung sicherzustellen.

Setzen Sie Ziele. Die Ziele sollten angemessen sein, d. h. mit Ihren betrieblichen Voraussetzungen der Organisation erreichbar. Die Ziele müssen außerdem messbar sein. Setzen Sie Teilziele und kommunizieren Sie die Erwartungen und Ziele innerhalb der Organisation. Zielvorgaben können beispielsweise die Vertragseinhaltung (nur ausnahmsweise Einkauf außerhalb des ausgeschriebenen und verhandelten Sortiments), der Anteil an Bio-Einkäufen, von regionalen Einkäufen, die Klimaauswirkungen pro Kilogramm Lebensmittel und die Kosten pro Kilogramm gekaufter Lebensmittel sein.

Ein Vertrag lässt sich nur einhalten, wenn er den Bedürfnissen der Verpflegungseinrichtungen entspricht. Deswegen ist es sehr wichtig, genügend Zeit für eine sorgfältige Bedarfsanalyse aufzuwenden. Nur so können Sie die Ausschreibung so gestalten, dass sie den Anforderungen sämtlicher Verpflegungseinrichtungen entspricht.

Um eine optimale Bedarfsanalyse durchführen zu können, ist die Einrichtung einer Referenzgruppe mit Vertretern der verschiedenen Verpflegungseinrichtungen empfehlenswert, damit kein Bedürfnis übersehen wird. Ja nach Träger können dies beispielsweise Vertreter der jeweiligen Einrichtungen wie Schulen, Kitas, Kantinen oder Gesundheits- und Senioreneinrichtungen sein. Die Bedürfnisse sollten sämtliche Verpflegungsleistungen berücksichtigen.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um den Markt zu untersuchen und zu analysieren. Es gibt laufend neue Produkte und Lieferanten. Abläufe werden verbessert, und neue Ausschreibungsmodelle erprobt. Trends ändern sich schnell. Neue Lebensmittel können außerdem dazu beitragen, gesetzte Ziele zu erreichen, beispielsweise einen höheren Anteil an pflanzlichen Erzeugnissen zu verwirklichen oder den Anteil regional erzeugter Lebensmittel zu erhöhen und vieles mehr.

Ein wenig zusätzlicher Zeitaufwand bei der Vorbereitung der Ausschreibung zahlt sich aus. Führen Sie eine Marktanalyse durch, treten Sie in Dialog mit Anbietern und prüfen Sie Ihre Bedürfnisse. Je genauer die Ausschreibung, desto höhere Kosteneffizienz lässt sich erreichen. Ganz nebenbei erhöht sich häufig auch die Mitarbeiterzufriedenheit, weil es leichter wird, gute Arbeit zu leisten.

Wenn die Ausschreibungsunterlagen dann erstellt sind, sollte das Vergabeverfahren möglichst schnell stattfinden, damit sich die Produktverfügbarkeit, die Eigenschaften und die relevanten Anforderungen nicht mehr ändern können.

Durch Systemunterstützung für eine Ausschreibung für Lebensmitteln lässt sich leicht ablesen, welche Produkte bisher eingekauft wurden. Für eine Ausschreibung ist es eine große Hilfe, einen klaren Überblick über die bisherigen Einkaufsgewohnheiten zu haben, um bei künftigen Vergabeverfahren ein Leistungsverzeichnis erstellen zu können, das bis auf die Ebene der einzelnen Bestellpositionen reicht.

Um sich einen guten Überblick über künftige Lebensmittelausschreibungen zu verschaffen, ist es hilfreich, zunächst auf das vergangene Jahr zurückzublicken. Ausgehend vom Warenkorb des vergangenen Jahres können Sie Anpassungen für künftige Bedürfnisse vornehmen. Dabei ist es wichtig, die Ziele der einzelnen Verpflegungseinrichtungen im Blick zu haben, um die Ausschreibung anpassen zu können – z. B. den Anteil pflanzlicher Erzeugnisse, den Anteil von Bio-Produkten und die Wünsche nach neuen Produkten.

Überprüfen Sie das Produktangebot anhand der gestellten Anforderungen und formulieren Sie das Leistungsverzeichnis der Ausschreibung danach. Achten Sie darauf, dass die Produkte den gewünschten Leistungen entsprechen.

Eine umfassende Ausschreibung für den Lebensmitteleinkauf ist nicht einfach. Deswegen sollten Sie sich Hilfe von außen holen, um die Ausschreibung wirklich optimal gestalten zu können. Ein Vergabeverfahren, das nicht alles abdeckt, kostet langfristig mehr, da es zu außervertraglichen Zukäufen kommt. Beraten Sie sich mit anderen Branchenakteuren. Ein Erfahrungs- und Wissensaustausch kann eine wirkliche Bereicherung sein.

Eine erfolgreiche Lebensmittelausschreibung und die anschließende Einhaltung der Verträge erfordern eine kontinuierliche Nachverfolgung. Deswegen ist es wichtig, klar festzulegen, wie der Vertrag weiterverfolgt werden soll.

Nach Abschluss der Vertragslaufzeit ist es wichtig, alle Erkenntnisse und Erfahrungen in die nächste Ausschreibung und den anschließenden Vertrag einfließen zu lassen.

Wenn die Ziele erreicht wurden, ist es sinnvoll, zu analysieren, welche Aktivitäten zum Erfolg geführt haben. Werden die Ziele nicht erreicht, ist es wichtig zu analysieren, wo es Mängel gibt und wie diese möglichst behoben werden können.

Auch wenn Sie Ihre Lebensmittel im Rahmen einer Ausschreibung einkaufen: Achten Sie auch weiterhin auf ein dynamisches Sortiment. Nehmen Sie Ergänzungen vor oder tauschen Sie Produkte aus, die den Anforderungen nicht entsprechen.

Durch die ausschließliche Verwendung von Zutaten aus dem ausgeschriebenen Sortiment bei der Erstellung von Rezepturen und Bestellungen verringern sich die Kosten, da die verhandelten Waren einen niedrigeren Preis als nicht verhandelte Waren haben. Optimieren Sie das Menü durch die Wahl von klimaverträglichen Alternativen. Hierdurch werden die Kosten weiter gesenkt, außerdem verbessert sich der Nährwert. Passen Sie Rezepturen saisonal an. So werden die Zutaten klimafreundlicher und die Preise niedriger.
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