Analysera inköpsdata för bättre kontroll och smartare beslut

I verksamheter som lagar mat till många är inköp av livsmedel den absolut största kostnadsposten. Men tyvärr saknas ofta bra uppföljning och mätverktyg för att förstå hur väl budgeten används. Fortsätt läsa för tips på hur du kan få bättre insyn i och kontroll över livsmedelskostnaderna.

Hur har livsmedelskostnaderna utvecklats under det senaste året? Hur stor andel av inköpen var ekologiska eller närproducerade livsmedel? Inom vilka kategorier finns störst möjlighet till besparingar? Vilken enhet spenderar mest och vilka lyckas hålla sig inom budget? Genom att analysera din inköpsdata kan du direkt svara på dessa frågor. Och mycket mer.

Första steget för att kunna analysera din inköpsdata är att samla in statistik från dina grossister med information om just din verksamhets inköp, avtalade priser och sortiment. Data som sedan kompletteras med detaljer från livsmedels- och klimatdatabaser, såsom DABAS och RISE, för att skapa rapporter kring exempelvis CO2-avtryck. Dessutom kommer du att vilja samla in information från verksamheten för att sammanställa mängden matsvinn. 

Det blir många olika datakällor, rapportformat och system att hålla ordning på. Tyvärr är det här ett extremt tidskrävande arbete som det ofta inte finns resurser för att genomföra mer än en gång per år – i bästa fall. Att sammanställa all den här informationen manuellt är inte ett hållbart alternativ. Här krävs digitalisering och automatisering för att kunna rapportera komplett, kvalitetssäkrade data på regelbunden basis. 

När du lyckats samla all inköpsdata i ett digitalt system får du oändliga möjligheter att ta kontroll över kostnader och fatta smartare beslut. På en övergripande nivå får du insyn i hur prisutvecklingen på livsmedel har påverkat din totala kostnad över tid. Om priserna ökat i snabbare takt än din budget behöver du se över dina inköp och effektivisera ditt arbetssätt. Helst med bibehållen kvalitet.

Insyn i data ger dig också möjlighet att i detalj analysera livsmedelsinköpen för att fatta smartare beslut. Några exempel:

• Kostnad per enhet – om en enhet har ovanligt höga kostnader kan det vara värt att sätta in insatser för kommunikation och utbildning kring verksamhetens inköpspolicy och avtalade priser.
• Kostnad per proteintyp – om priset för en viss typ av protein har ökat mycket kan du enkelt se hur du skulle kunna ersätta med ett annat livsmedel för att hålla kostnaderna inom budget utan att behöva tumma på kvaliteten.
• Kostnad per kilo livsmedel – om din verksamhet önskar höja andelen ekologiska livsmedel kan du direkt räkna ut hur det skulle påverka den totala budgeten.
• CO2-ekvivalent per kilo inköpt livsmedel – det här nyckeltalet är ett bra sätt för att följa upp inköpens klimatavtryck och verksamhetens hållbarhetsmål.
• Inköp utanför avtal – upptäck i vilka enheter och inom vilka kategorier dessa inköp uppstår, så att du kan kommunicera internt kring avtal och inköpspolicy samt lägga till ytterligare produkter vid nästa upphandling.

Oavsett om du arbetar inom offentlig eller privat sektor har de flesta verksamheter egna mål kring de måltider som serveras. Mer grönsaker och mindre kött på tallriken. Ökad andel ekologisk och närproducerad mat. Minskat matsvinn. Lägg där till lagkrav för skola, äldreomsorg och sjukvård, specifika behov av näringsinnehåll och kundernas egna önskemål. Kraven är många och behovet av spårbarhet och kommunikation är stort. 

Genom att analysera din inköpsdata kan du skapa rapporter kring verksamhetens egna mål och enkelt kommunicera både externt och internt hur väl målen uppfylls. Det är med hjälp av den här kunskapen som du också kan skapa engagemang och driva den förändring som krävs för att nå hela vägen. När du har all data i ett system, tillgänglig för analys och rapportering, kommer du också vara bättre förberedd för framtida lagkrav och regelverk kring hållbara måltider.

1. 1. Använd IT-stöd för upphandling och analys: Se till att systemet kan stödja hela processen från upphandling och avtal till uppföljning och analys av livsmedelskostnader. 
   
   2. Mata in verksamhetens mål i systemet: Så att du kan använda rapporterna för att tydligt följa upp målen, kommunicera internt och hjälpa medarbetarna att göra rätt val i vardagen.
   
   3. Arbeta med både översikt och detaljnivån: Använd rapporterna både för att få en översikt över kostnader totalt och gräv sedan djupare i detaljerade data för att hitta källor till eventuella problem.
   
   4. Kommunicera regelbundet: Dela med dig av insikterna kring kostnader och måluppfyllelse, både externt och internt, genom att till exempel skicka automatiska rapporter varje månad.
   
   5. Använd lärdomar till nästa upphandling: Med komplett insyn i inköpsdata kommer du att upptäcka många möjliga förbättringar som du kan ta med dig till nästa livsmedelsupphandling.

Skriven av:
Jenny Gruvfält