Tydliga krav för en lyckad livsmedelsupphandling

Tydliga krav är förutsättningen för en lyckad livsmedelsupphandling. Att ha en tydlig plan som hela tiden följs upp och återkopplas ut till verksamheten sparar både tid, pengar och miljö. För att göra det krävs digitala lösningar. – Hos oss är det ett verktyg för att driva förändring, säger Conny Bjurman, livsmedelscontroller i Skövde kommun.

Det är lite som om du behöver ett par nya byxor. Om du ska ha dem när du är ute och vandrar blir det fel med ett par glittriga festbrallor. Med en tydlig kravspecifikation, som att de ska vara slitstarka och tåla väder och vind, blir det lättare att få exakt de byxor du vill ha, säger Rikard Schaffer, som arbetar med support och upphandlingar på Hantera.

I sin roll hjälper han kommuner och regioner att få ut mesta möjliga av systemet, inte bara i samband med livsmedelsupphandlingar utan även för att följa upp inköpen. Det kan handla om allt från att söka mjölkstöd till att mäta olika klimatdata och ha koll på inköp som görs utanför avtal.

– Att ha en tydlig plan som hela tiden följs upp och återkopplas ut till verksamheten sparar både tid, pengar och miljö.

Det finns mer än 100 000 livsmedel i livsmedelsdatabasen som Hantera utgår från, och där finns svar på allt från storlek och smak till olika certifieringar och märkningar.

– Vi samlar in all statistik och uppdaterar databasen löpande, i takt med att olika livsmedel förändras, säger Rikard Schaffer.

Conny Bjurman, livsmedelscontroller i Skövde som använt Hantera i många år, uppskattar överblicken och att ha all statistik samlad på ett enda ställe.

Tävlingsmänniskan i mig gillar siffror. Och om någon ringer och frågar varför priserna plötsligt skjutit i höjden så får jag fram svaret på två minuter.

Han har en bakgrund som kock och kostchef och ansvarar för upphandlingsfrågor för ytterligare åtta närliggande kommuner: Falköping, Herrljunga, Hjo, Karlsborg, Tibro, Tidaholm, Töreboda och Vårgårda.

– Livsmedelsupphandlingar är bland det roligaste jag vet. Det är en chans att kunna påverka vad våra barn och äldre får äta och vilken kvalitet vi serverar, säger Conny Bjurman.

För att löpande följa upp upphandlingen arbetar man med nyckeltal, där alla kök får ta del av allas siffror. ”Pris per kilo inköpt livsmedel” är ett exempel på sådant nyckeltal.

– Prishöjningar är ju samma för alla kök så om det blir stora skillnader här, med ett nyckeltal som plötsligt sticker iväg, beror det på hur man handlar.

I Skövde används Hantera även för att driva förändring enligt de klimatmål som politiken antagit, där ett av målen är att öka andelen svenska livsmedel.

– Vi har valt ut vissa nyckelprodukter att ha som indikatorer, såsom ris, majs och importerade ostar. Det är oerhört intressant att följa utvecklingen, säger Conny Bjurman.

I Uppsala kommun arbetar man efter det politiska målet om att 100 procent av inköpen ska vara ekologiska till år 2023, något som hade varit omöjligt att klara utan Hantera.

– Förutsättningen är att man kan följa upp alla inköp som görs på alla enheter. Det gäller inte bara livsmedel till våra egna kök utan till kommunens träffpunkter, kafeterior och fikarum, säger Marielle Lindblom, verksamhetssamordnare på Måltidsservice i Uppsala.

Hon berättar att man jobbar efter en trappmodell för att gradvis öka andelen ekologiskt under en tioårsperiod, och tar höjd för det i livsmedelsupphandlingen.

Vilken mat man lagar och vilka måltider som serveras styrs ju i hög grad av vilka livsmedel man har på anbudet.

Måltidsservice har även satt upp en hel rad egna hållbarhetsmål som man arbetar efter; tydliga och mätbara mål som hela tiden följs upp med hjälp av Hantera. Det handlar om att minska svinn, både i produktion och på tallrikarna, minska plastanvändningen i köken och att minska matens klimatpåverkan genom att mäta utsläppen av koldioxidekvivalenter.

– Under 2021 låg vi på 1,6 kilo koldioxidekvivalenter per kilo inköpta livsmedel. Målet till 2030 är att komma ned till 1,25 kilo, säger Marielle Lindblom.

Att sätta upp mål som inte återkopplas ut till verksamheten är enligt henne meningslöst. Därför skickas inköpsrapporterna med alla nyckeltal ut till alla kökschefer en gång i månaden.

– Då kan de följa hur just deras kök ligger till och även gå på djupet och se varför någon siffra har stuckit iväg eller varför man inte lyckats nå ett visst mål. Tack vare den återkopplingen kan man ju även göra något åt det.

7 tydliga trender inom livsmedelsupphandling

Vad frågas det oftast efter i livsmedelsupphandlingen och vilka mål arbetar man efter?

Här är några av de trender som gäller just nu för många av måltidsverksamhet – och som blir möjliga att mäta och följa upp med hjälp av Hantera.

1. Svenskt. Enligt lagen om offentlig upphandling kan man inte ställa krav på ett visst ursprung. Däremot kan man ställa krav på exempelvis djurskydd eller upphandla mer inhemska livsmedel som gör att det i praktiken blir mer svenskt på tallriken.

2. Närproducerat. Att dela upp större upphandlingar på mindre undergrupper för att fler och även mindre leverantörer ska kunna lägga anbud blir ett vanligare grepp.

3. Ekologiskt. Många har tydliga och politiskt förankrade mål för andelen ekologiska livsmedel som köps in och hur detta ska öka fram till ett visst år. Att handla mer ekologiskt innebär ofta att man även får in mer svenska livsmedel på anbudet.

4. Klimat. Allt fler offentliga måltidsverksamheter vill minska matens klimatpåverkan. Med Hantera kan man enkelt räkna ut matens klimatutsläpp, mätt i kilo koldioxidekvivalenter per kilo inköpta livsmedel.

5. Svinn. Att mäta svinnet är ett sätt att arbeta mer resurssmart, vilket blir enkelt med hjälp av Hantera. Via modulen Enhet kan man mäta och följa upp såväl tallrikssvinn som serveringssvinn och kökssvinn.

6. Vego. Mindre kött och mer protein från baljväxter och spannmål är en del av den gröna trenden. Många arbetar med dagliga vegetariska alternativ liksom helt vegetariska dagar.

7. Vilt. Vildsvin har seglat upp som en utmanare till det vanliga fläsket, mycket tack vare olika satsningar från regeringen och Jordbruksverket på att öka konsumtionen.