Habo kommun rivstartade livsmedelsupphandlingen med Hantera

När Habo kommun skulle börja sköta livsmedelsupphandlingar i egen regi var tiden knapp och kompetensen saknades. Tack vare systemet Hantera och stöd från det erfarna supportteamet kom de igång snabbt och enkelt.

Måltidsverksamheten i Habo hade tidigare avtal med Jönköpings kommun som skötte alla livsmedelsupphandlingar. När beslutet togs att man skulle ta hem arbetet med upphandlingar gick allt väldigt fort. Kostchefen Lena Bergström hade ingen tidigare erfarenhet av livsmedelsupphandlingar och behövde snabbt sätta sig in i processer, regler och krav. Lena insåg att hon behövde ett stödsystem för att klara av uppgiften. På rekommendation från andra kommuner valdes systemet Hantera från Matilda FoodTech.

Hantera är designat för offentliga livsmedelsupphandlingar vilket hjälpte Habo kommun att komma igång snabbt. Hantera hjälpte till att mata in kommunens egna inköpsdata i systemet för att användas som grund till den nya upphandlingen. Med hjälp av Hanteras inbyggda livsmedelsdatabas kunde Lena sedan hitta produkter och justera krav i upphandlingsunderlaget.

”Hantera är enkelt att arbeta i och väldigt mycket är förberett i system vilket ger bra stöd i upphandlingsarbetet. Exempelvis finns många krav och egenskaper fördefinierade så att jag enkelt kan lägga till de som är relevanta med bara ett knapptryck,” säger Lena Bergström, kostchef, Habo kommun.

Genom hela upphandlingsarbetet har Lena fått värdefullt stöd från Hanteras supportteam. Dels med hjälp i systemet, dels med expertkunskap och råd kring offentliga livsmedelsupphandlingar.

”Alla medarbetare hos Hantera är otroligt kompetenta. De har inte bara kunskap i systemet utan håller oss också uppdaterade på nya regler, krav och trender på området livsmedelsupphandlingar. Det här är information som är svår att ta till sig i den stressiga vardagen så det är mycket uppskattat,” säger Lena Bergström. 

I Hantera kan Lena även följa upp kommunens livsmedelsinköp. I servicen från Hantera ingår att inköpsdata läses in varje månad. Den presenteras sen i systemet i flexibla rapporter. På så sätt kan Habo kommun stämma av exempelvis totala kostnader mot budget, inköp utanför avtal och andel ekologiska livsmedel. Genom att filtrera data kan Lena dessutom jämföra hur olika enheters inköp ser ut, analysera inköpen och se om det finns behov av korrigeringar eller utbildning hos köken som ansvarar för inköp.

Tack vare att Hantera används av hundratals kommuner och regioner kan Lena även jämföra Habos inköpsstatistik med ett genomsnitt i Sverige. 

”Med hjälp av Hantera får jag översikt över kostnader och kan analysera inköpen för att förstå hur vi ligger till mot budget och mål. Det är också väldigt intressant att jämföra våra genomsnittspriser med övriga Hantera-användare,” säger Lena.

Eftersom statistik för Habo kommuns livsmedelsinköp läses in i Hantera finns all information som krävs för den årliga mjölkstödsansökan tillgänglig i systemet. Det har underlättat otroligt mycket för Lena som tidigare lade mycket tid på att samla in, kontrollera och sammanställa informationen. För en liten kommun som Habo var pengarna som mjölkstödet ger knappt värt den stora arbetsinsatsen. Men nu är det annorlunda!

”Arbetet med mjölkstödsansökan var en plåga varje år, jag lade flera arbetsdagar på att sammanställa information. Tack vare att all data finns i Hantera går det otroligt enkelt och ansökan blir klar på så lite som fyra timmar,” avslutar Lena Bergström, kostchef på Habo kommun.

Skriven av:
Jenny Gruvfält