Kalmar kommun sparar miljoner med hjälp av statistik och delaktighet

Trots skenande livsmedelspriser har Kalmar kommun lyckats med konststycket att spara på livsmedelskostnaderna med bibehållen kvalitet. Mycket tack vare en engagerad organisation och detaljerad inköpsstatistik. 

Måltidsverksamheten i Kalmar kommun serverar dagligen cirka 12 000 luncher på skolor, förskolor och inom äldreomsorg. 73 kök är fördelade på sex olika måltidsområden som ansvarar för inköp och produktion med stöd från en central administrationsenhet. Hur sprider man kunskap och kostnadsmedvetenhet i en sådan stor organisation? Vi tog en pratstund med Hanna Löfhede, handläggare på den centrala kostenheten i Kalmar kommun, för att få lära oss mer om framgångsreceptet.

I Kalmar kommun jobbar måltidsverksamheten kontinuerligt med att sprida kunskap och engagemang i hela organisationen via ett koncept som de kallar ”Maten i Centrum”. Via digitala möten och inspirationsdagar får alla medarbetare ta del av nyheter, lärdomar och tips. Fokus ligger på att med ”tillsammansarbete” nå de gemensamma målen för kvalitet, hållbarhet och budget. 

Hanna och hennes kollegor har regelbundna möten och tät kommunikation med varje måltidsområde för att följa upp inköp och matsedlar. Genom att dela med sig av statistik och lärdomar från andra enheter kan de stödja personalen i köken att hitta förbättringsområden i det dagliga arbetet.

Kalmar kommun använder systemet Hantera för att följa upp livsmedelsinköpen. Hanna är väldigt nöjd med hur enkelt det är att ta fram detaljerade siffror som hjälper de inköpsansvariga i vardagen:

”Hantera är ett extremt bra verktyg för att få fram alla siffror kring livsmedelsinköpen. Jag kan gå ned på detaljer för en viss enhet eller specifik produkt. Rapporterna använder jag som diskussionsunderlag när jag träffar respektive måltidsområde,” förklarar Hanna.

På så sätt blir statistiken ett hjälpmedel snarare än en pekpinne. I rapporterna kan de exempelvis upptäcka om kostnaden för en viss produkt sticker ut och diskutera varför man väljer just den.

”Det har hänt att vi hittat att en viss sorts knäckebröd är 20 kronor dyrare per kilo än ett likvärdigt alternativ i vårt avtal. Då behöver vi ta en diskussion med enheten kring varför de väljer det här brödet och om det är ett alternativ att erbjuda just den sorten endast på fredagar till exempel,” säger Hanna.

Den här typen av dialog skapar en medvetenhet kring kostnader och en förståelse hos medarbetarna i köken hur deras val och agerande påverkar helheten. Samtidigt är Hanna noga med att de inte bara ska fokusera på kostnader. Kommunen har fortfarande mål kring andel ekologiska och svenskproducerade livsmedel så om man väljer att ersätta en produkt är det viktigt att kvaliteten bibehålls. Även här används Hantera för att följa upp livsmedelsinköpen mot kommunens mål med tydliga rapporter.

”Jag använder stapeldiagrammen i Hantera för att på ett tydligt, visuellt sätt visa medarbetarna hur inköpen på deras enhet ligger till jämfört med målen, tidigare kvartal eller andra enheter. Det är enkelt att förstå även för dem som inte är vana vid att arbeta med statistik”, säger Hanna Löfhede.

Det strukturerade arbetet med regelbundna möten, uppföljning av inköpsstatistik och tät dialog med medarbetarna i köket har verkligen gett resultat. Kalmar kommun har lyckats sänka livsmedelskostnaderna med 1,5 miljoner kronor under första halvåret 2024 jämfört med samma period 2023.

Hanna poängterar att det inte handlar om någon enskild åtgärd som gjort de här besparingarna möjliga utan ett systematiskt arbete där uppföljning, dialog och delaktighet är viktiga komponenter.

”Inköpsstatistiken från Hantera hjälper oss att se var vi behöver gräva ytterligare för att förstå varför kostnader har gått upp. Det kan handla om att fokusera på vissa produkter där priserna ökat kraftigt eller att analysera matsedeln för att identifiera dyra maträtter. Det arbetet sker alltid i dialog med enheterna som har bäst kunskap om vad som passar just deras matgäster bäst”, säger Hanna Löfhede.  

Inköpsstatistiken är en avgörande ingrediens för att lyckas med det löpande förbättringsarbetet i Kalmar kommun. Systemet Hantera säkerställer att Hanna och hennes kollegor har enkelt tillgång till siffrorna, när och där de behöver dem.

”Vi sparar massor med tid tack vare Hantera! Tidigare tog det flera veckor att få fram och sammanställa all statistik. Nu är det bara ett knapptryck bort och vi kan enkelt filtrera data för att få fram exakt de detaljer vi behöver”, säger Hanna Löfhede.

Även enhetscheferna ute i verksamheten har tillgång till systemet för att följa statistik för just deras enhet och se hur de ligger till mot målen. Som ett nästa steg planerar Kalmar kommun att även använda Hantera för mätning och rapportering av matsvinn. Man ser även över möjligheten att registrera antal serverade portioner i systemet för att automatiskt få ut debiteringsunderlag.

”Vi ser en fördel med att använda ett system för all statistik och uppföljning. Hantera är både användarvänligt och detaljrikt så det ska bli spännande att även kunna använda det för matsvinn framöver”, avslutar Hanna Löfhede.

Skriven av:
Jenny Gruvfält