Så ger integrerade system bättre måltidsservice

Kan sammankopplade IT-system bidra till ökad kvalitet, bättre service och godare mat? Ja, faktiskt! Genom att ta bort en stor administrativ börda och säkra korrekt data får medarbetarna i måltidsorganisationen mer tid över till det som är viktigt – att servera god, näringsrik mat till gästerna.

Du som arbetar i en måltidsorganisation använder säkert redan ett eller flera IT-system som stöd i din vardag. Ofta finns ett måltidssystem där du både kan planera och näringsberäkna menyer och hantera matbeställningar från dina kunder. I vissa fall kan du även hantera livsmedelsinköp, kostnadsuppföljningar och egenkontrollen i en och samma lösning.

Varför behöver den här typen av lösning som är specialiserad på måltidsverksamhet integreras med andra lösningar, såsom ett ekonomisystem eller vårdsystem? Jo, i måltidssystemet finns en mängd data om kunder, leveranser och inköp som påverkar andra delar av verksamheten. Här ska vi gå igenom tre viktiga fördelar med att koppla ihop systemen.

Effektivare processer för godare mat

När måltidssystemet är integrerat med övriga system i verksamheten slipper du dra ut rapporter med information som sedan manuellt ska matas in i ett annat system. Det sparar mängder med tid, både för måltidsorganisationen och för den avdelning som är mottagare av information. Dessutom minskar risken för fel när data skickas automatiskt mellan systemen så du behöver inte längre lägga tid och resurser på korrigeringar, kreditfakturor eller makulera dubbletter i systemen.

Här är några exempel på data som kan skickas automatiskt mellan systemen när en integration finns på plats:

Detaljerad information om nya matgäster, t ex hemmaboende äldre, baserat på biståndsbeslut i vårdsystemet.
Antal levererade måltider per hemmaboende inom äldreomsorgen för fakturering i vårdsystemet eller ekonomisystemet.
Antal levererade måltider från ett centralt kök till enheter i den egna verksamheten för interndebitering och korrekt fördelning av kostnader.
Kostnadsställe, konto och projektnummer för korrekt bokföring av livsmedelsinköp i ekonomisystemet.

Bättre datakvalitet – rätt mat till rätt person

Kvaliteten ökar dramatiskt när data skickas automatiskt mellan system istället för att matas in manuellt utifrån underlag som skickas via e-post, rapporter eller – i värsta fall – på pappersblanketter. Ökad datakvalitet innebär färre fel och bättre service till matgästerna.

Med rätt information i måltidssystemet kan du säkerställa att ni serverar rätt mat till rätt person i rätt tid. Och när det är dags för uppföljning och fakturering kan du lita på att siffrorna stämmer och ingen behöver få en felaktig och duplicerad faktura.

Kontroll på kostnader för att använda budgeten smart

Med integrerade system får du också bättre kontroll över kostnader och intäkter för att stämma av mot budget. I dessa dagar när livsmedelspriserna ökar i snabbare takt än budgeten är den här kontrollen viktigare än någonsin. Med bättre kontroll över budgeten kan du göra smarta inköp och fatta informerade beslut så att du kan få mesta möjliga värde ur verksamhetens livsmedelsbudget.

3 tips för att lyckas med ditt integrationsprojekt

1. Involvera alla berörda parter från start. Självklart ska måltidsorganisationen och den enhet som äger mottagande system spela huvudrollerna i projektet. Men det är viktigt att även involvera er interna IT-avdelning samt systemleverantören eller IT-partnern för alla system som integrationen innefattar.
2. Säkerställ att alla har allokerat tid och resurser för projektet. Alla parter måste inte vara med på varje möte men det är viktigt att rätt personer finns tillgängliga vid kritiska tidpunkter i projektet såsom genomgång av rutiner, kravställning och acceptanstester.

3. Gå igenom processer och rutiner. Samla alla involverade för att gå igenom alla processer och rutiner som görs manuellt idag. På så sätt kan ni samla in krav och specifikationer för den nya integrationen. Den här processen hjälper verksamhetens olika enheter att förstå varandras arbetsuppgifter, hur de använder data och varför vissa detaljer är viktiga. Ofta kan en sådan här genomgång leda till en hel del aha-upplevelser och ett bättre samarbete på lång sikt med ökad förståelse och kommunikation mellan enheterna.

Skriven av:
Jenny Gruvfält