Så tog Sigtuna kommun kontroll över livsmedelskostnaderna

Måltidsservice i Sigtuna kommun har lyckats sänka sina inköpskostnader trots skenande livsmedelspriser. Och med bibehållen eller ökad kundnöjdhet. Vad är det hemliga receptet? Ett samlat systemstöd och data som ger översikt över hela måltidsprocessen.

I Sigtuna kommun används digitala system från Matilda FoodTech för att stödja hela måltidsprocessen. Från upphandling och inköp till menyplanering, näringsberäkningar och uppföljning. Tack vare dessa system samlas data in i alla led. Data som är ett oumbärligt verktyg för att få översikt och kontroll över kostnader, kvalitet och klimatmål.

Digital måltidsplanering för rätt mat på tallriken

”Vi gick flera miljoner back eftersom vi inte hade kontroll på livsmedelsinköp och kostnader. Men redan efter ett år med Mashie var vi tillbaka på plus minus noll,” säger Camilla Lindström, områdeschef måltidsservice, Sigtuna kommun.

Idag skapas recept och menyer utifrån upphandlade varor så att inköp alltid sker till avtalade priser. Måltidsplaneringssystemet Mashie räknar ut näringsinnehåll och kostnad per portion eller för hela veckomenyn så att medarbetarna på måltidsservice direkt kan se att måltiderna lever upp till nationella riktlinjer, budget och miljömål. Det blir lätt att servera rätt mat helt enkelt.

Varje månad håller måltidsservice möten med personalen i kommunens olika kök. Då visar man upp en sammanställning av statistiken för föregående månad. De nyckeltal som Sigtuna kommun fokuserar på är:

• inköp utanför avtal
• andel ekologiska livsmedel
• kostnad för inköpta livsmedel
• CO2e per kilo inköpta livsmedel
• matsvinn (kilo)

Varje kök får se sin enhets resultat jämför med de andra köken i kommunen. En jämförelse som driver en hälsosam tävlingsanda.

”Ingen vill ju vara den som ligger längst ned på listan och alla vill göra ett bra jobb så den här regelbundna återkopplingen har verkligen drivit på förbättringar i köken. Ofta ser vi positiva resultat på nyckeltalen redan nästa månad,” säger Camilla Lindström.

När det är dags för livsmedelsupphandlingar använder Sigtuna kommun stödsystemet Hantera. Här läses deras egen inköpsstatistik in för att lägga grunden till en ny upphandling. Underlaget arbetas sedan fram i ett enkelt, digitalt system.

”Förut satt vi med enorma Excel-ark för att skapa upphandlingsunderlag, det var ett evighetsjobb! Nu kan alla jobba i samma enkla system vilket är så mycket smidigare. Dessutom får vi fantastiskt bra hjälp och råd från personalen på Matilda FoodTech,” säger Camilla Lindström.

Hantera uppdateras också löpande med nya regler, lagar och rekommendationer från Upphandlingsmyndigheten. På så sätt kan personalen på måltidsservice känna sig trygga i att deras upphandlingar följer gällande regler utan att behöva sätta sig in i alla detaljer inför varje ny upphandling.

Sigtuna kommun har lyckats leverera måltider som håller hög kvalitet till en låg livsmedelskostnad. Hur är det möjligt? Camilla Lindström lyfter insyn och kontroll som nycklar till framgång:

”Tack vare statistiken får vi insyn i hela måltidsprocessen och kan göra aktiva, smarta val kring kostnader. Vi kan sätta in riktade åtgärder för att till exempel minska matsvinn eller undvika inköp utanför avtal.”

Tack vare att kommunen haft god insyn i vilka livsmedel som dragit stora kostnader och fokuserat på att byta ut dessa har man inte behövt ta till drastiska åtgärder för besparingar, som att ta bort mjölken i skolmatsalen.

”Enligt vår livsmedelsgrossist var Sigtuna den enda kommunen i Sverige som lyckats minska sina livsmedelskostnader under 2023. Det är vi såklart otroligt stolta över! Men vi hade aldrig lyckats med det utan den insyn som systemen från Matilda FoodTech ger oss,” säger Camilla Lindström.

Skriven av:
Jenny Gruvfält