Effektivare processer med integration mot ekonomisystem

Med vår ekonomiintegration slipper du rapporter i e-post, manuell inmatning och ofullständig information. När data delas automatiskt mellan systemen får du en lugnare vardag och kan fokusera på det som verkligen är viktigt – att servera god, näringsrik mat till dina matgäster.

Jag vill veta mer

Effektivitet

Spara tid i hela verksamheten genom att undvika manuellt arbete i samband med uppföljning, bokföring och fakturering.

Säkerhet

Data överförs automatiskt, inga fler listor som tas ut från ett system och matas in i ett annat.

Kvalitet

Du säkerställer att rätt enhet och kund faktureras korrekt, att kostnader bokförs enligt gällande regler och att inget hamnar mellan stolar.

Flexibilitet

Våra integrationer bygger på lång erfarenhet och best practice, men anpassas alltid för att stödja just din verksamhets behov.

Så här fungerar vår ekonomiintegration

Integrationen möjliggör ett automatiskt dataflöde mellan måltidssystemet från Matilda FoodTech och ert ekonomisystem. Exakt vilken data som ska synkroniseras beror på hur er verksamhet och interna processer ser ut. Våra erfarna konsulter har självklart en standardmall att utgå ifrån men anpassar sedan flöden för att stödja just era rutiner.

Ekonomiintegrationen automatiserar dataflöden för att stödja i huvudsak tre viktiga arbetsuppgifter på ekonomiavdelningen:

Interndebitering: I stora verksamheter behöver kostnader kunna fördelas mellan olika enheter och avdelningar. Exempelvis kan ett centralt kök leverera mat till flera skolor och förskolor men kostnaden ska bäras av varje enskild skola. Alla detaljer om beställningar i måltidssystemet skickas till ekonomisystemet där kostnaden konteras och bokförs på rätt enhet, kostnadsställe och projekt. På så sätt underlättas uppföljning mot budget på detaljerad nivå.

Fakturering till externa kunder: Integrationen skickar automatiskt alla detaljer för ett fullständigt fakturaunderlag. Beställningar och leveransbekräftelser i måltidssystemet genererar transaktioner i ekonomisystemets kundreskontra. Det här underlättar den administrativa bördan för exempelvis kök som levererar måltider till hemmaboende äldre eller till externa parter såsom skolor i privat regi. Måltidssystemet kan skicka detaljerad information om antal måltider som levererats per månad, specificerat per dag, för att snabbt och enkelt generera en faktura till brukaren eller kunden.

Bokföring: I de fall en kostnad eller intäkt ska bokföras direkt, t ex vid inköp av livsmedel eller försäljning i en restaurang, skapas en bokföringsorder baserat på informationen i måltidssystemet för direkt import i ekonomisystemets huvudbok. Konteringssträngar och andra detaljer kan konfigureras i integrationen utifrån din verksamhets behov.

Kortare ledtider, ökad kvalitet

När ekonomiintegrationen är uppsatt kommer både måltidsorganisationen och ekonomiavdelningen att uppleva en mängd fördelar. Här är bara några av dem:

Effektivare processer genom att ta bort manuella steg.
Ökad datakvalitet när du undviker risken för mänskliga fel och dubbelregistrering.
Kortare ledtider från serverad måltid till fakturering och bokföring.
Rätt data görs tillgänglig i rätt tid för ekonomisk uppföljning, statistik och beslutsunderlag.

Så kommer du igång!

Att integrera era olika system är en viktig komponent i verksamhetens digitaliseringsresa. Och det behöver inte vara ett stort och komplext IT-projekt! Som kund hos Matilda FoodTech får du hjälp hela vägen. Våra erfarna verksamhetskonsulter har lång erfarenhet från att jobba med både måltidsorganisationer och IT-system. De är experter på att översätta era processer och rutiner till systemkrav och automatiserade dataflöden.

Vi har redan integrerat våra lösningar till de här ekonomisystemen, och listan växer ständigt: Agresso, Visma, SAP och Raindance.

Kontakta oss för att diskutera hur en integration till ert ekonomisystem skulle kunna se ut.